وبلاگ

اگر اصلاً به بهره‌وری شخصی اهمیت می‌دهید، تقریباً مطمئناً می‌دانید که این وقفه در کار شما وجود دارد هزینه های قابل توجهی دارند توانایی شما برای تولید نتایج با کیفیت بالا و به موقع. اگرچه بسیاری از وقفه ها توسط خودتان ایجاد می شود، بیش از نیمی از متوسط ​​روز کاری توسط سایر کارمندان ایجاد می شود. پست الکترونیک، آرامش، جلسات، پیام های متنی، یادآوری وظایف، چت های اجتماعی و غیره دلیل احتمالی وقفه های خارجی هستند. مدیریت این وقفه ها مهارتی حیاتی است که باید برای حفظ همکاری تیمی موثر ایجاد کنید.

بر ارتباطات ناهمزمان مسلط شوید و حواس پرتی را محدود کنید

ارتباطات ناهمزمان کلید باز کردن توانایی تیم شما برای تمرکز و موفقیت است. در اینجا نحوه انجام درست آن آمده است.

وقفه ها همیشه بد نیستند. اگر به یک تخته سیاه خیره شده اید و سعی می کنید یک مشکل پیچیده را حل کنید و کسی برای حل آن به شما کمک می کند، این مثبت وقفه و تجربه خوبی هم برای شما و هم برای شخصی که به شما کمک کرده است. با این حال، اگر در حین کار شخصی وارد خانه شود و بخواهد در مورد چیزی نامربوط صحبت کند، این یک وقفه بی فایده است. هر دو نمونه ای از همزمان ارتباط

نمونه ای از ارتباط ناهمزمان چیست؟

اما اگر هدفون به سر می‌کنید، روی یک مشکل پیچیده کار می‌کنید و شخصی در Slack به شما پیام می‌دهد تا نظر شما را بشنود، یا گزارش پروژه که شما واقعاً با آن درگیر نیستید، این یک حواس پرتی است. این ارتباط ناهمزمان است، اما با این وجود یک وقفه است. شما مسیر چیزی را که دنبال می کردید گم کرده اید و ممکن است بین 5 دقیقه تا یک ساعت طول بکشد تا دوباره به جریان چیزها برگردید. اما حداقل در این مورد، می توانید هنگام کار، اعلان های خود را خاموش کنید تا از حواس پرتی بیشتر جلوگیری کنید.

این برای همه اعضای تیم یکسان است. بنابراین قبل از اینکه کانال @@ را پینگ کنید آرامش یا رفتن به میز یکی از اعضای تیم برای دریافت نظر آنها در مورد طرح جدید تی شرت که از بازاریابی حاصل شده است، به تأثیر آن وقفه بر روی همه افراد تیم خود فکر کنید.

خبر خوب! این یک فرآیند سه مرحله ای آسان برای تبدیل شدن به یک ارتباطگر متفکر تیم است. اگر در گسترش این قوانین مهارت داشته باشید، متوجه خواهید شد که همه اعضای تیم شما – از جمله شما! – می تواند هر روز کارهای بیشتری انجام دهد.

مرحله 1: تصمیم بگیرید که چه نوع ارتباطی را باید انجام دهید: همزمان یا ناهمزمان

در اینجا اساسا اولین قانون کلیدی وجود دارد: پیام/سوالات/آنچه دارید را به سه دسته تقسیم کنید: فوری، مهم و باقی افراد.

• موضوعات فوری هر دو هستند مهم و حساس به زمان. آنها به چیزی مربوط می شوند که مردم در حال حاضر روی آن کار می کنند یا امروز روی آن کار خواهند کرد.
• موضوعات مهم نیاز دارند مسئوليت و آن کسی مسئول است برای آنها.
• همه موضوعات دیگر، طبق تعریف آنها، هنوز حیاتی نیست به کار تیم شما

این «نه بیشتر بسیار مهم است، یک تمایز کلیدی است، زیرا بسیاری از موضوعات به عنوان مهم یا فوری شروع نمی شوند، اما بعداً موضوعاتی را تولید می کنند که برای کار تیم شما حیاتی است.

مرحله 2: تصمیم بگیرید که کدام نوع کانال برای کدام موضوع مناسب است.

اساساً 2 نوع ارتباط در نیروی کار وجود دارد. زمان واقعی و همگام سازی

• زمان واقعی: جلسات، از کسی به صورت زنده بپرسید، کنفرانس ویدیویی، تماس تلفنی، پیاده روی مکعبی، چت
• همزمان: چت، ایمیل، وظایف/بلیط، خبرنامه داخلی، ویکی شرکت و غیره.

متوجه خواهید شد که من “چت” را هم یک ابزار بلادرنگ و هم یک ابزار ناهمزمان می دانم. به این دلیل که بسته به نحوه استفاده شما، می تواند در هر دو دسته قرار گیرد. اگر از طریق DM شخصی را در Slack پینگ کنید، معمولاً انتظار خاصی برای پاسخ فوری وجود دارد. آنها معمولا یک اعلان دریافت می کنند. اگر فقط در یک کانال یا اتاق چت پست می‌کنید، کسی می‌تواند زمانی که رایگان است برگردد و از محتوای چت استفاده کند.

ابزارهای چت مانع نسبتاً کمی برای ورود به اختلال دارند. و قدرت فوق العاده ای در رانندگی دارند همکاری تیمی، اما آنها همچنین می توانند همه چیز اطراف را مسموم کنند و به طور کلی بهره وری را از بین ببرند. دقیقاً مانند یک مهندس هسته ای که با پلوتونیوم کار می کند، باید در Slack یا HipChat بسیار مراقب باشید.

بنابراین چه نوع کانالی برای چه موضوعی مناسب است؟

شما فقط باید حرف مردم را برای چیزی که واقعاً فوری است قطع کنید. شخصی که بر روی یک پایگاه داده جدید کار می کند ممکن است نیاز فوری به نیاز به مقیاس پذیری جدید داشته باشد زیرا ممکن است بر انتخاب های اولیه طراحی او تأثیر بگذارد.

اما آیا همان شخص نیاز به آپدیت فوری دارد که ردیف دیگری وجود دارد که باید به db اضافه شود؟ احتمالا نه. این بیشتر شبیه یک موضوع مهم است: چیزی که باید ردیابی و تصاحب شود، اما چیزی که نباید کاری را که کسی انجام می‌دهد قطع کند.

مسائل مهم باید پیگیری شود و به افراد محول می شود و ساده ترین راه برای پیگیری این موضوع ایجاد یک کار و واگذاری آن به شخصی است.

این راز بزرگی است که برای کمک به هزاران شرکت برای همکاری بهتر با یکدیگر آموخته ایم:

وظایف کلید تقویت ارتباطات ناهمزمان هستند.

هدف هر اضطراری یا یک موضوع مهم باید گرفتن تکلیف باشد یا چندین مورد از طرف او تعیین شده و سپس به شخص مناسب منتقل می شود. قطعاً می توان موضوعات فوری را با نوعی وقفه دنبال کرد تا مطمئن شود فردی که باید روی کار کار کند از آن آگاه است. همین الاناما آنها همچنین باید آن را پیگیری کنند تا وقتی تمام شد، بتوانند به کاری که قبلا انجام می‌دادند برگردند.

اما قطعاً مواقعی وجود دارد که می‌خواهید روی مشکلی با هم همکاری کنید، اما در حال حاضر نیاز به رفع آن خیلی فوری نیست. این زمانی است که برنامه ریزی برای استراحت ایده خوبی است، و به افراد فرصتی برای استراحت مثبت می دهد: فرصتی برای همکاری روی مشکلی که همه آن را ارزشمند می دانند.

اگر جلسات “مهم” هستند، همیشه باید حداقل یک روز قبل برنامه ریزی شوند، زیرا طبق تعریف، هر چیزی که کمتر از یک روز قبل از آن برنامه ریزی شده باشد، فوری است و باید قبل از هر چیز دیگری برای آن روز برنامه ریزی شود.

مرحله 3: وظایف را دو برابر کنید، چت و ایمیل را سبک کنید

اساساً وقتی یک ارتباط تجاری دارید، احتمالاً باید به یک کار منتهی شود. کسی باید در قبال هر اقدامی که پس از پایان بحث انجام شود، پاسخگو باشد. همچنین، اگر نیاز به انجام کاری دارید که نیازی به بحث واقعی ندارد، فقط کافی است آن کار را ایجاد کنید و آن را مستقیماً به فرد یا کارهای عقب افتاده او اختصاص دهید. روند کار. این بهترین ارتباط ناهمزمان است زیرا اکثر تیم ها یک جلسه نظافت هفتگی انجام می دهندبنابراین احتمالاً این تکلیف تا آن زمان حتی برای بحث هم مطرح نخواهد شد.

نگاهی دقیق تر به گردش کار خودکار Unito بیندازید

https://www.youtube.com/watch?v=I1SZnmVcmy8

به همین ترتیب، در صورت امکان، به راحتی به چت و ایمیل بروید. به تیم خود بیش از 4 ساعت در روز فرصت دهید که انتظار نداشته باشند از شما یا شخص دیگری چیزی بشنوند تا بتوانند وارد جریان کاری خود شوند. وظیفه و چیزها را سریع و مسالمت آمیز بکشید.