اگر شما هم مانند بسیاری از کارکنان دانش هستید، بخش اول روز خود را صرف این می‌کنید که مطمئن شوید همه اطلاعاتی که نیاز دارید در یک مکان هستند. در واقع، متأسفانه، اولویت‌بندی کارتان به دنبال یافتن کارهایی است که باید انجام دهید.
چه به مدیر خود تکیه کنید تا کار را برای شما محول کند، چه مجبور باشید خودتان آن را انجام دهید، گردش کار لیست کارهای شخصی می تواند به دلیل کمبود دید و ابزارهای قوی کاملاً مختل شود. چگونه می توان این را کاهش داد؟
جستجوی کار بی پایان
مهم نیست که چه نقشی دارید یا چه سطحی از ارشدیت دارید، نوعی سیستم برای پیگیری هر کاری که باید انجام دهید دارید. حتی تکیه کردن به مدیرتان برای گفتن اینکه چه کاری انجام دهید یا نوشتن آن روی دستمال از نظر فنی سیستمی در نظر گرفته می شود. اما اگر در نقشی هستید که از شما انتظار می رود مستقل تر باشید، باید وظایف خود را بسازید. این معمولاً به این معنی است که بخش زیادی از هر روز را صرف جستجوی اطلاعات مورد نیاز خود می‌کنید.
هنگامی که این گردش کاری آنچه را که باید انجام می دهد، فقط چند کلیک و زمان کافی برای تکمیل قهوه طول می کشد. و هرگز نباید نگران از دست دادن آن باشید.
اما اینجا جایی است که این گردش کار ممکن است شکست بخورد.
گردش کار بدون Unito
هنگامی که این گردش کار به درستی کار نمی کند، بهترین حالت استرس را به روز کاری شما اضافه می کند زیرا نگران هستید که یک کار مهم را فراموش کرده اید. این بدترین حالت اعلان Slack را در پایان روز از شخصی که به کار شما وابسته است دریافت می کند. می دانید، آن یادآوری “دوستانه” آن نمره را که کاملا فراموش کرده اید؟ بله، آن لحظه چشمگیر.
چالش های ناشی از این گردش کار فراتر از مهارت های سازمانی فردی شماست. شما اغلب به طور جدی مذاکره می کنید تفاوت ابزارو در حالی که بیشتر کار خود را با یک ابزار انجام می‌دهید، انتظار می‌رود که با ابزاری دیگر سر و کار داشته باشید تا اطلاعاتی را که برای کارتان حیاتی است به دست آورید—البته بدون دست زدن به چیزی که با آن درگیر نیستید.
حتی اگر در یک ابزار هستید، ممکن است مجبور شوید اطلاعات را در چندین پروژه جستجو کنید تا ابزاری را پیدا کنید که شما را به روز می کند. میدانم در یک موضوع نظر در جایی دفن شده است. برخی از ابزارها به خوبی از عهده این کار بر می آیند و به شما امکان می دهند کارهای چند خانه را انجام دهید تا بتوانید بدون توجه به جایی که در ابزار خود هستید به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی داشته باشید. دیگران، کمتر.
پس چگونه Unito می تواند این کار را روان تر کند؟
جایی که یونیتو وارد می شود
آنچه برای بهینه سازی گردش کار لیست کارهای شخصی خود به آن نیاز دارید، دیده شدن است. به همین دلیل است که به دست آوردن اطلاعاتی که نیاز دارید شبیه به غرض ورزی است. همه چیز زیر زمین است به عنوان یک ابزار مدیریت گردش کار، یونایتد به شما امکان دسترسی به ادغام های عمیق را می دهد که ابزارهای فردی را به یک کل منسجم تبدیل می کند. و اگر فقط از یک ابزار استفاده می کنید، اساساً آن را تراز می کنید تا به جای اینکه مانع از کار شما شود، گردش کار شما را تسهیل می کند.
چگونه کار می کند؟ Unito یک یا دو پانچ ابزار طراحی گردش کار بصری را همراه با ادغام های عمیق ارائه می دهد. اولی روشی بصری برای ترسیم گردش کار به شما می دهد تا دقیقا بدانید اطلاعات مهم از کجا آمده و به کجا باید برود. مورد دوم به این معنی است که می توانید اطمینان حاصل کنید که هر قطعه از اطلاعات، از تاریخ مقرر تا نظرات، در سراسر ابزار کپی شده است. هیچ چیز از بین نمی رود، و اگر اعلان خارج از کار Slack دریافت کردید، می توانید با دانستن اینکه چیزی را از دست نداده اید، پاسخ دهید.
در اینجا این چیزی است که در عمل به نظر می رسد.
تفاوت بین جریان های Unito و گردش کار چیست؟
https://www.youtube.com/watch?v=LZjdVwTelVc
وظایفی را از Jira و Trello به آسانا دریافت کنید
فرض کنید شما یک طرفدار سرسخت آسانا هستید (لازم نیست که باشید، فقط وانمود کنید). تیم‌های سازمان شما از ابزارهای خاص خود استفاده می‌کنند که بسیاری از آنها در Jira و Trello گرد هم می‌آیند و اغلب ادغام آنها. هیچ اشکالی ندارد، اما شما نمی بینید که روزانه از ابزاری به ابزار دیگر می پرید. شما می خواهید در آسانا بمانید اما هیچ به روز رسانی را از دست ندهید. چطوری این کار را انجام میدهی؟
تنها کاری که باید انجام دهید این است که یک گردش کاری ایجاد کنید که تابلوهای Trello و پروژه‌های Jira را که برای نظارت بر آن نیاز دارید را پوشش دهد و آنها را به پروژه Asana انتخابی شما پیوند دهد.
برای پروژه هایی که شامل چندین ابزار هستند، بهتر است با طراح گردش کار شروع کنید. شما می توانید این کار را با کلیک کردن انجام دهید فرآیندهای کاری در داشبورد و کلیک کنید + یک گردش کار ایجاد کنید.
پس از انجام این کار به این شبکه منتقل می شوید. برای افزودن اولین بلوک کاری خود، روی هر جایی کلیک کنید.
یک بلوک برای تخته‌های Trello و پروژه‌های Jira که نیاز دارید، و همچنین پروژه Asana که از آن برای جمع‌آوری تمام وظایف خود استفاده می‌کنید، اضافه کنید.
در مرحله بعد، شما می خواهید یک جریان ایجاد کنید که بلوک Jira خود را به بلوک Asana و بلوک Trello خود را نیز به Asana متصل می کند. مطمئن شوید که Jira و Trello را به هم پیوند ندهید.
اکنون که جریان‌های شما ایجاد شده‌اند، وقت آن است که با آنها کار کنید تا با گردش کار شما مطابقت داشته باشد. در اینجا نحوه انجام این کار برای جریان Trello آمده است.
در بیشتر موارد، هنگامی که بلوک‌های خود را اضافه کردید، می‌توانید به تنظیمات پیش‌فرض Unito اجازه دهید از جریان شما مراقبت کند. با این حال، باید مطمئن شوید که قوانین درستی را برای به دست آوردن رفتار مورد نیاز خود ایجاد می کنید. از جانب ترلو به آسانامی‌توانید از یک قانون برای فیلتر کردن کارت‌هایی که فقط به شما اختصاص داده شده‌اند، کارت‌هایی با یک برچسب خاص یا هر چیز دیگری که نیاز دارید استفاده کنید.
از Asana تا Trello، یک قانون برچسب منحصر به فرد برای تابلوهای Trello خود ایجاد کنید، مانند “کارت های Trello”. این کار از رفتن کارت های Trello به آسانا و فرود در پروژه Jira جلوگیری می کند.
از آنجا می‌توانید به تنظیمات پیش‌فرض Unito تکیه کنید و آماده هستید!
این مراحل را برای جریان خود که Jira و Asana را به هم متصل می کند تکرار کنید، و یک گردش کاری خواهید داشت که هر کاری را که باید از آن آگاه باشید از چندین ابزار برمی دارد و آن را در یک پروژه Asana ذخیره می کند. تنظیم این بسیار آسان است و می توانید به تعداد پروژه ها و تابلوهایی که برای گردش کار شخصی خود نیاز دارید اضافه کنید.
به انجام کارها برگردید
لزومی ندارد که باید کارهایی را که باید انجام دهید جستجو کنید. چه مجبور به استفاده از چندین ابزار باشید – یا فقط بخواهید یکی را ساده کنید – می توانید از Unito برای ساده کردن گردش کار لیست کارهای شخصی خود استفاده کنید. شما هرگز یک به‌روزرسانی مهم را از دست نمی‌دهید، و هرگز مجبور نخواهید بود که دیر بیفتید، زیرا کسی در جایی فراموش کرده است چیزی را در ابزار شما کپی و جایگذاری کند.